- 1 Zweck und Geltungsbereich
(1) Diese Aufwandsentschädigungs- und Spesenordnung regelt die Erstattung von Auslagen, Aufwendungen sowie die Zahlung von Aufwandsentschädigungen, die im Rahmen der satzungsgemäßen Tätigkeit für den SSC Sparta Pforzheim 1929 e. V. entstehen.
(2) Ziel ist eine transparente, einheitliche und steuerlich korrekte Regelung unter Beachtung der Gemeinnützigkeit des Vereins.
(3) Die Aufwandsentschädigungs- und Spesenordnung gilt für alle Tätigkeiten, die im Auftrag oder mit vorheriger Genehmigung des Vereins ausgeführt werden.
- 2 Anspruchsberechtigte Personen
Anspruch auf Erstattung von Spesen und/oder Zahlung von Aufwandsentschädigungen haben insbesondere:
- Mitglieder des Vorstands
- Trainerinnen und Trainer
- Übungsleiterinnen und Übungsleiter
- Kampfrichterinnen und Kampfrichter
- Betreuerinnen und Betreuer
- Ehrenamtlich tätige Vereinsmitglieder
- Weitere vom Vorstand beauftragte Personen
Ein Anspruch besteht nur, sofern die Tätigkeit im Interesse des Vereins erfolgt.
- 3 Erstattungsfähige Ausgaben
Erstattungsfähig sind, nach vorheriger Rücksprache und Freigabe durch den Vorstand, notwendige und angemessene Aufwendungen, insbesondere:
- Fahrtkosten zu deutschen Meisterschaften (es ist die günstigste Variante zu wählen)
- Übernachtungskosten bei deutschen Meisterschaften (es ist die günstigste Variante zu wählen)
- Verpflegungs-, Fahrt- und Übernachtungskosten bei Angestellten des Vereins gem. gesetzlicher Regelungen.
- Start- und Meldegelder für Wettkämpfe
- Kosten für Fort- und Weiterbildungen, sofern diese für die Vereinstätigkeit erforderlich sind
- Arbeits-, Trainings- und Verbrauchsmaterialien sofern diese für die Vereinstätigkeit erforderlich sind
- Sonstige Aufwendungen, z.B. Hotelkosten für jugendliche Trainer ohne eigenes Einkommen
Private Ausgaben ohne unmittelbaren Vereinsbezug sind nicht erstattungsfähig.
- 4 Regelungen zu Fahrtkosten zu deutschen Meisterschaften
(1) Fahrten mit dem privaten PKW werden mit dem jeweils steuerlich zulässigen Kilometersatz erstattet (derzeit 0,30 EUR pro Kilometer).
(2) Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln werden gegen Vorlage der Originalbelege in tatsächlicher Höhe erstattet.
(3) Mitfahrgelegenheiten sind nach Möglichkeit zu nutzen. Eine Kostenerstattung erfolgt ausschließlich an die fahrende Person.
(4) Notwendige Park- und Mautkosten können gegen Beleg erstattet werden.
- 5 Nachweis- und Abrechnungsmodalitäten
(1) Spesen sind über ein vom Verein vorgegebenes Abrechnungsformular einzureichen.
(2) Der Abrechnung sind Originalbelege beizufügen, sofern keine Pauschalen geltend gemacht werden.
(3) Spesenabrechnungen sind spätestens 2 Monate nach Entstehen der Auslagen einzureichen.
(4) Unvollständige oder verspätete Abrechnungen können vom Vorstand abgelehnt werden.
- 6 Genehmigungs- und Auszahlungsprozess
(1) Die sachliche und rechnerische Prüfung der Abrechnungen erfolgt durch ein zuständiges Vorstandsmitglied.
(2) Die Auszahlung erfolgt unbar auf das vom Anspruchsberechtigten angegebene Konto.
(3) Vorstandsmitglieder dürfen ihre eigenen Abrechnungen nicht selbst genehmigen.
- 7 Ehrenamtspauschale und Übungsleiterpauschale
(1) Die Ehrenamts- und Übungsleiterpauschale gemäß § 3 Nr. 26 EStG (gem. gesetzlicher Regelungen) kann für begünstigte Tätigkeiten gezahlt werden.
(2) Ein Rechtsanspruch auf die Zahlung dieser Pauschalen besteht nicht. Die Gewährung erfolgt durch Vorstandsbeschluss.
(3) Pauschalen und Auslagenersatz dürfen nicht für denselben Zweck kombiniert werden.
(4) Die Pauschalen gliedern sich wie folgt:
- Inhaber einer Trainer-C-Lizenz oder höher: 15,-€ je Übungsstunde
(dies gilt nur, wenn die Zuschüsse des BSB Nord in vollem Umfang zur Verfügung gestellt werden)
- Trainerassistenten oder vergleichbare Qualifikation: 8,-€ je Übungsstunde
- Helfer: 5,-€ je Übungsstunde
- Kursleiter werden in Abhängigkeit der Kursertragssituation und vergleichbaren Lizenzen vergütet. Es werden ausschließlich Kurszeiten vergütet.
(5) Die erbrachten Stunden sind durch einen Stundennachweis zu belegen. Das Formular Bestätigung / Erklärung zur Übungsleiterpauschale muss vorliegen.
(6) Übersteigt die Aufwandsentschädigung die steuerfreie Pauschale, ist der übersteigende Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig und entsprechend zu behandeln.
(7) Für die steuerliche und sozialversicherungspflichtige Behandlung aller Vergütungen sind die Empfänger selbst verantwortlich.
- 8 Steuerliche Hinweise und Gemeinnützigkeit
(1) Alle Zahlungen erfolgen unter Beachtung der steuerlichen Vorschriften und der Vorgaben zur Gemeinnützigkeit.
(2) Es dürfen keine unverhältnismäßig hohen Vergütungen oder verdeckten Zuwendungen erfolgen.
(3) Gesetzliche oder steuerliche Änderungen finden automatisch Anwendung.
- 9 Mitgeltende Dokumente
(1) Bestätigung / Erklärung zur Übungsleiterpauschale
(2) Anwesenheitsliste zur Ermittlung der Aufwandsentschädigung für den Übungsleiter
(3) Formular Spesenabrechnung
Dokumente sind bis spätestens 10.12. eines jeden Jahres bei der Geschäftsstelle einzureichen.
Auf Wunsch ist eine Auszahlung pro Halbjahr möglich. Hierfür sind die Dokumente bis zu den Sommerferien bei der Geschäftsstelle einzureichen.
- 10 Inkrafttreten und Änderungen
(1) Diese Aufwandsentschädigungs- und Spesenordnung tritt mit Beschluss des Vorstandes des
SSC Sparta Pforzheim 1929 e. V. vom 28.07.2026 zum 01.01.2027 in Kraft.
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